Pod záštitou nevládní organizace Oživení, z.s. proběhla ve středu 1. prosince celostátní online whistleblowing konference o ochraně osob, které oznamují protiprávní jednání. 17.12.2021 vstoupila v účinnost nová směrnice o ochraně oznamovatelů. Směrnice dopadne na veřejné subjekty i firmy a pro mnohé z nich se bude jednat o novou agendu, se kterou je třeba se vypořádat.

Videozáznam z konference naleznete zde.

‍Co nejdůležitějšího na konferenci zaznělo?

1) Právní rámec nastavení oznamovacích systémů aneb co se mění a pro koho od 17.12.2021?‍

K 17.12. 2021 vzniká povinnost zajistit v organizaci vnitřní oznamovací systém (VOS) těmto subjektům:  

• Státní úřady: zde již fungují vnitřní oznamovací systémy podle vládního nařízení.
• Orgány územních samosprávných celků: platí pro samosprávné celky nad 10 tisíc obyvatel
• Další veřejné instituce: tato kategorie je nejvíce nejasná. K vyřešení otázky, zda se na instituce vztahuje přímý účinek Směrnice slouží metodika Ministerstva Spravedlnosti

Ostatní subjekty čekají na schválení českého zákona, který by měl podle informací z ministerstva spravedlnosti být prioritou nové vlády. Čeká se, že by mohl být účinný od roku 2023.

K 17.12.2021 na ministerstvu spravedlnosti vznikne externí oznamovací systém.

Věcná působnost Směrnice EU se vztahu pouze na porušování práva EU v 10 přímo vymezených oblastech (str. číslo 14)

• do přijetí a účinnosti českého transpozičního zákona je vždy nutné u oznámení posoudit, zda spadá do působnosti Směrnice
• státní úřady tak přijímají oznámení podle nařízení vlády č. 145/2015 Sb. a zároveň oznámení podle Směrnice.
• pro správný výkon těchto dvou povinností by mělo ministerstvo vnitra vydat zvláštní metodiku do té doby jsou platné aktuální metodické pokyny. ‍

Oznamovatel je:

• ve smyslu Směrnice je to fyzická osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozvěděla o protiprávním jednání, které porušuje právní předpis spadající do jedné z oblastí vymezených Směrnicí a oznámila je prostřednictvím možných kanálů pro oznámení
• oznamovatel nemá povinnost oznamovat nejdřív pomocí vnitřního oznamovacího systému ‍

Zavedení VOS znamená zejména:

• určit příslušnou osobu
• zavést oznamovací kanály
• zavést procesy pro prošetření, komunikaci a přijímání nápravných opatření ve vnitřních předpisech
• informovat o možnostech oznamování vně i uvnitř organizace ‍

2) Zřízení a management kanálů pro oznamování aneb zvládneme to sami nebo máme poptat někoho externího?

Interně nebo externě?

• jedna z hlavních otázek, oba přístupy mají své výhody a nevýhody
• není nutné si vybrat absolutně, lze různě kombinovat oba přístupy, VOS je možné i sdílet
• zřízení celého systému musí odpovídat organizační struktuře a možnostem organizace, “kopírovat” nastavení jiných organizací nemusí být funkční
• odpovědnost nese vždy povinný subjekt, přestože si nechává vnitřní systém spravovat externě. ‍

Správa externím dodavatelem:

Pozitiva:

• méně starostí se zajištěním, existují celé balíčky služeb
• může být pro oznamovatele důvěryhodnější, že oznamují mimo organizaci
• s největší pravděpodobností tak zajištěn právník, který dokáže dobře posoudit věcnou působnost oznámení, komunikovat s dalšími orgány atd.

Negativa:

• zejména v návazném procesu – skutečné prošetření oznámení často obnáší znalost vnitřní struktury a fungování organizace
• návrhy na opatření také mohou být pouze formální
• nutné rozpoznat dopředu kvalitu poskytovaných služeb – nedostatky v této oblasti mohou přinést mnohem větší problémy celé organizaci ‍

Správa interně:

Pozitiva:

• možné řešit i pracovněprávní a personální problémy, podle požadavků vedení ‍možné řešit i pracovněprávní a personální problémy, podle požadavků vedení
• možnost větší kontroly, že je vše nastavené správně, existují již technické aplikace, které pomohou se správou i bezpečností
• znalost prostředí organizace umožňuje hledat řešení problému na míru, stejně tak v některých oblastech dokáže i lépe zajistit prošetření

Negativa:

• najít vhodné osoby není jednoduché
• může déle trvat, než se vybuduje důvěra oznamovatelů
• ze začátku sebere více kapacit celý systém nastavit

‍Co potřebuje funkční oznamovací systém?

• aktivní podporu a účast vedení organizace – musí být komunikováno různými způsoby uvnitř i vně organizace
• nastavení procesů ve vnitřních předpisech – technické zajištění přijetí oznámení je začátek – funkčnost se ukáže zejména v prošetření a nápravách
• komunikace přijatých opatření a vyřešených problémů je nejlepším posílením důvěryhodnosti

‍3) Jak prošetřovat oznámení aneb přišlo oznámení a co teď?

Příslušná osoba

• ‍‍směrnice nijak neupravuje, kdo je vhodnou příslušnou osobou
• již teď je patrný velký rozdíl mezi soukromým a veřejným sektorem v pojetí této role
• soukromé firmy mají motivaci dávat větší pravomoci k prošetřování – hlídání vlastních zájmů, možnosti vyvinění z odpovědnosti atd. vs. ve veřejném sektoru více vnímáno jako pozice, která dohlíží na předávání informací kontrolním orgánům nebo orgánům činných v trestním řízení
• i ve veřejném sektoru lze účinně oznámení prošetřovat, příkladem je činnost prošetřovatelů na ministerstvu dopravy
• je lepší jmenovat více osob, které se buď zastupují nebo projednávají společně, jde o značně odpovědnou roli
• důležité je školení příslušných osob – bez odborných znalostí, jak si počínat, bude příslušná osoba pouze předavač informací
• postupy, které je potřeba zvolit pro prošetření oznámení se liší, podle typu oznámení. Ze zkušeností vyplývá, že je dobré si předem připravit na co a koho se zeptat, jaké informace požadovat k nahlédnutí
• opatření k nápravě se také budou velmi lišit – důležitá je komunikace s vedením a jeho aktivní role při jejich přijímání
• postup při komunikaci s oznamovateli a prověřování oznámení se neřídí správním řádem. ‍

Evidence oznámení

• v současné době není vyřešeno oddělení oznamovacích kanálů od spisové služby. Problém se řeší v součinnosti ministerstva spravedlnosti a vnitra. Je nutné zajistit, že k přijatým oznámením budou mít přístup pouze příslušné osoby.
• je důležité dávat pozor na správu přístupů k oznámením – dobré nastavit pravidelné kontrolní procesy, že přístup mají jen oprávněné osoby ‍

‍Nerelevantní oznámení

• přes oznamovací kanály budou přicházet i nerelevantní oznámení
• oznamovatel, který zasílá nerelevantní podnět nemá právo na ochranu podle Směrnice
• nutné komunikovat s oznamovatelem, ale podnětem se není nutné dále zabývat
• oznamovatel má právo v případě nesouhlasu se závěry oznámení zaslat na ministerstvo spravedlnosti jako externímu kanálu
• z praxe vyplývá, že některé nerelevantní podněty je možné řešit. Týká se to zejména podnětů, které směřují k problémům v pracovním kolektivu. Přestože nejde o porušení konkrétních pravidel, může se vyplatit takové oznámení řešit.

Kde hledat informace?

• Ministerstvo spravedlnosti je garantem tématu a zaštiťuje metodickou podporu povinným subjektům i oznamovatelům
  Metodika k přímé aplikovatelnosti směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie ‍
• Aktualizovaná metodika na stránkách ministerstva spravedlnosti
• Nová webová stránka pro oznamovatele a externí oznamovací systém na ministerstvu spravedlnosti: https://oznamovatel.justice.cz/
• Ministerstvo vnitra nabízí metodické materiály pro prošetřovatele. Do vydání aktualizované verze slouží pro příslušné osoby  
  Metodický pokyn č. 8/2015 ‍
• Pro příslušné osoby může sloužit i web ministerstva práce a sociálních věcí Důstojné pracoviště – nabízí metodiky a podklady pro prošetřování šikany a dalších problémů na pracovištích veřejné správy
  Důstojné pracoviště ‍
• Obrátit se můžete i na neziskové organizace: Oživení a naše podpůrné Centrum pro oznamování www.whistleblowingcenter.cz nebo Transparency International ČR
• Jedním z nástrojů na technické zajištění bezpečného kanálu je aplikace Nenech to být (NNTB)
  https://www.nntb.cz/  

KONTAKTY Oživení z.s., www.oziveni.cz, oziveni@oziveni.cz

• Šárka Zvěřina Trunkátová, sarka.trunkatova@oziveni.cz
• Lenka Ježková, lenka.jezkova@oziveni.cz